Asana on Agile Projects

Long time ago I wrote a post proposing the use of Evernote as a virtual story board. In practice, I’ve been using this method myself on some projects, and I liked it for several reasons, mainly because of the great acceptance of Evernote and also because of the higher quality of the documentation I could see at project closing, since the tool makes it easy and quick for everyone to write about user stories, personas, retrospectives, impediments, and so on. However, this method had important issues. To name a few: the Product Owner had to share her user account, reprioritizing was tough, the technical team preferred other tools to manage tasks, etc.

Now I have to say I've changed my mind: Asana is my best option. I use Asana for getting things done, interacting with students and project teams, and even for tracking my children’s homework ;-) and also for agile projects, of course. In agile projects, Asana has always been my first option for sprint backlog virtual boards, but I insisted with Evernote for the other uses. When I used Asana not for agile, I liked Asana for documentation as well. I insisted with Evernote because I could work offline, but this is not a real issue nowadays, isn't it? If I don’t have access to a network wire, then I usually have access to a Wi-Fi network; if not I can always use my mobile Wi-Fi hotspot… In conclusion: I keep a tool for everything related to task management, and this tool is Asana, I don’t need any other one.

In this post I will try to explain how to use Asana on projects under Scrum methodology. If you want to see the example I’ve prepared (as if you were the Scrum Master) then you can go to:

• www.asana.com
• user: jose.barato@pmpeople.es
• password: pmpeople

Asana en Proyectos Ágiles

Hace un tiempo escribí un post titulado usar Evernote en Proyectos Ágiles, donde proponía usar Evernote como tablero virtual. En la práctica he usado este método en algunos proyectos y me ha gustado por varios motivos, principalmente porque es una herramienta que cuenta con mucha aceptación y sobre todo por la buena documentación que queda al final: Evernote es una herramienta que anima a a la gente a escribir sobre historias, personas, retrospectivas, impedimentos, etc. Este método que yo proponía, sin embargo, tiene varios inconvenientes: hay que compartir la cuenta del Product Owner, no es cómodo repriorizar historias, y el equipo técnico prefiere usar otras herramientas para manejar sus tareas.

Asana últimamente me está gustando más. Yo uso Asana para mi productividad personal, para interaccionar con los alumnos, en proyectos, para ponerles deberes a mis hijos... En los proyectos ágiles, Asana siempre ha sido mi opción de tablero virtual para el sprint backlog, pero me empeñaba en mantener Evernote para el resto de la documentación. Hasta que pensé: ¿Asana también serviría para documentar? Mi motivo principal para usar Evernote era que funciona offline, es decir, aun cuando la gente no esté conectada a Internet, pueden seguir escribiendo. Si no hay conexión, entonces Asana no se puede usar. ¿Esto es una verdadera limitación? Si no hay cable, hay wifi, y siempre puedo usar la wifi del teléfono… Conclusión: me quedo con una herramienta para todo lo que tenga que ver con gestión por tareas, y esa herramienta es Asana, no necesito más.

En este post voy a tratar de explicar cómo me propongo usar Asana a partir de ahora, como única herramienta de gestión bajo metodología Scrum. Si quieren ver en Asana el ejemplo que he preparado (como si fueran el Scrum Master) pueden usar este acceso:

• www.asana.com
• usuario: jose.barato@pmpeople.es
• password: pmpeople

Usando Líneas Base en Microsoft Project

Para asentar las funcionalidades que permite MSP sobre el control de un proyecto utilizando líneas base, les propongo el siguiente ejercicio en 7 pasos:

1. Asignar un recurso a dos actividades secuenciales de 2 días y 3 días, respectivamente, y grabar la línea base.
2. Actualizar el progreso hasta día 3.
3. Programar 2 días adicionales para la tarea 2 y añadir una nueva actividad 3 de 3 días de duración, dependiendo de la primera.
4. Actualizar la línea base solo para la actividad 3.
5. Reprogramar el proyecto para que refleje un aplazamiento del día 3 al 6.
6. El cliente aprueba la nueva planificación: replanificar el proyecto (rebaseline).
7. El cliente desaprueba la nueva planificación: recuperar línea base anterior.

¿Se animan a practicar? Abran MSP, sigan el ejercicio paso a paso y comprueben si obtienen los mismos resultados:

Project Management is a top trending profession, yes but...

According to a study by the Project Management Institute, between 2010 and 2020, 15.7 million new project management roles will be created globally, and the project management industry is slated to grow by $6.61 trillion. An expected 12% growth in demand for project management professionals will result in almost 6.2 million jobs by 2020. These figures by PMI show Project management is a top trending profession.

Nowadays there are over 700,000 certified professionals and almost 500,000 PMI members. This huge professional network has its social meeting points in the form of congresses, seminars, webinars, etc., many of them organized by PMI Inc. or its nearly 300 PMI chapters in more than 100 countries. Many PMI chapters sponsor volunteering projects.

In social networks like LinkedIn you can find many groups of interests related to PMI and project management in general, accessing many different roles such as students, teachers, project managers, program managers, portfolio managers, PMO members, project sponsors, education institutions, authors, project management tool vendors, etc.

If you are a project manager, then you will probably know that you can get an extra money from training and consulting.